Mejorar nuestro uso del correo electrónico

 

Figura1: Logotipo de correo electrónico para el cliente de Gmail.

A pesar de que existen montones de canales de comunicación, el correo electrónico sigue siendo el rey en la empresa. Muchos de nosotros hemos enviado miles de correos, y aún así, la gran mayoría seguimos sin utilizarlo de forma adecuada.

Vamos a comentar unos breves puntos a tener en cuenta para usar de forma correcta esta poderosa herramienta.

• No enviar archivos adjuntos en una red interna. Esto hará que nuestros buzones de correo se llenen con mayor rapidez. Lo ideal es enviar la URL del archivo para que el destinatario sepa donde ir o descargar el archivo en cuestión.
• No es un foro de discusión. A menudo se montan cadenas inmensas, las cuales son muy complicadas de seguir. Para las discusiones lo mejor es siempre utilizar una aplicación de mensajería y una vez concretados todos los puntos enviar un resumen por correo con los resultados.
• No es una base de datos. Hay que evitar tener documentos adjuntos o información importante de proyectos en el correo. Lo ideal es tener un repositorio documental o una Wiki donde todo esté correctamente guardado y organizado.
• No tener el correo siempre abierto. Un error que cometemos muy a menudo es el de dejar nuestro correo siempre abierto y visible, lo cual provoca distracciones continuas y nos impide hacer nuestro trabajo. Hay que establecer ciertos puntos del día en los que consultar el correo y así evitar este problema.